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财务、资产及收费信息
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公务卡结算管理制度
2016年11月01日  

第一条为进一步深化国库集中支付制度改革,加强和规范公务卡管理,提高公务支出透明度,减少现金支付结算,根据长沙市财政局《长沙市市级预算单位公务卡管理暂行办法》和《关于实施市级预算单位公务卡强制结算目录的通知》文件精神,结合学院实际情况,特制定如下管理办法。

第二条公务卡的性质和办理范围

1本细则所称公务卡,是指由学院教职工个人持有、保管和使用,主要用于日常公务支出和财务报销业务,具有一定的透支消费额度和透支免息期的银行信用卡。

2公务卡办理的范围原则上为学院在职在编的教职工。公务卡实行“一人一卡”实名制,并由持卡人承担相应法律责任。

第三条公务卡的办理程序

1教职工个人递交公务卡开卡申请书,所在部门负责人签署意见。

2组织人事处对申请人资格进行审查,在申请书上签署意见后并将审查后的申请书退还申请人。

3申请人持申请书到计划财务与资产管理处领取发卡银行公务卡申请表,个人与银行签订公务卡合约。

4申请人持公务卡申请表、身份证复印件等相关资料交计划财务与资产管理处,由计划财务与资产管理处办理开卡手续。

5公务卡申办成功后,持卡人及时将信息报至计划财务与资产管理处,由计划财务与资产管理处将持卡人姓名、身份证号码、公务卡卡号等信息统一录入到公务卡支付系统中。

第四条公务卡的使用和管理

1公务卡的透支额度由开卡银行统一约定。一般情况下院领导和中层干部的透支额度5万元,各部门报账员的透支额度为3万元,其他特殊岗位需要办公务卡的透支额度为3万元。

2公务卡由个人自行妥善保管,只限本人使用。由本人凭身份证到开卡银行或通过电话设置密码,公务卡遗失时持卡人应及时向银行挂失和补办,并通过计划财务与资产管理处及时修改相关信息。

3公务卡用于单位公务支出的结算,持卡人在未办理报销手续之前,无论是公务消费还是个人消费均属个人行为,个人承担由此导致的经济、法律等全部责任。持卡人必须在规定的时间内办理财务报销手续,否则由此产生的透支款项利息及手续费等一切费用由持卡人承担。

4持卡人因调离、退休等原因离开学校,应按要求及时还清债务,结清余额,并办理销户手续。

5组织人事处应将在职人员信息变动情况及时通知计划财务与资产管理处,由计划财务与资产管理处通知发卡银行办理公务卡申办或销户等手续。

第五条公务卡结算的范围

1.根据上级财政部门规定和要求,凡原使用现金结算且属于强制结算目录(办公费、邮电费、差旅费、会议费、培训费、公务接待费、专用材料费、及其他零星商品和服务)范围内的公务支出项目,应按规定使用公务卡刷卡结算。

2.下列情况可暂不使用公务卡结算:

1)在县级以下(不包括县级)地区不具备刷卡条件的场所发生的公务支出。

2)在县级及县级以上地区不具备刷卡场所发生的单笔消费在200元以下的公务支出。

3)签证费、快递费、过桥过路费等目前只能使用现金结算的支出。

4)科研经费:上级拨款未到位,费用已经发生,没有刷公务卡。

5)论文版面费。

6)出差火车票、手续费(飞机票请刷卡)。

7)外出学术会议会务费。

8)在暑假进修期间购买医院护士服、头花等物品所产生的费用。

9)网购竞赛用特殊用品。

10)离退休报刊费、老年大学学费。

11)科研项目申报查新费。

12)桐梓坡实习学生宿舍电费。

13)劳务费。

第六条公务卡结算的报销原则

1使用公务卡结算,不改变学院现行财务管理制度和报销审批程序。

2持卡人因公务活动使用公务卡消费时,必须取得本人签名的公务卡消费交易凭条(pos机小票)和正式税务发票或财政票据;发票金额1000元及其以上还应取得所用商品明细清单。

3因向供应商退货等原因导致已报销资金退回公务卡的,持卡人应及时将相应报销款项退回计划财务与资产管理处,由计划财务与资产管理处负责办理资金退回手续,否则按贪占公共财物行径进行相应违经违法处置。

4有下列情形之一的,所产生费用由持卡人个人承担,不予报销。

1)使用公务卡用于个人消费的部分。

2)报销费用与提供的报销凭证、公务卡消费交易凭条(pos机小票)不符的。

3)持卡人透支提取现金所产生的手续费、利息等。

4)因持卡人个人原因,未能在公务卡免息期内申请报销,所造成的罚息和滞纳金等。

5)因持卡人个人保管不慎或遗失等原因,导致公务卡被盗刷卡所形成的支出和损失。

6)其他不符合财务管理规定和要求的消费。

第七条公务卡结算的报销程序

1对于差旅费、会议费、招待费、购买物品等公务支出,使用公务卡结算的,应在公务卡信用额度内,先通过公务卡结算,并取得发票等财务报销凭证和公务卡消费交易凭条(pos机小票)。

2持卡人应于免息还款日前15天整理所有公务消费的正规原始发票和经本人签名的公务卡消费交易凭条(pos机小票),按财务报销审批程序进行报销。

3会计人员对持卡人签字确认的公务卡消费交易凭条(pos机小票)、报销审批凭证及报销单据等进行审核后,登陆公务卡支付系统,根据持卡人提供的姓名、交易日期和消费金额等信息,下载公务卡消费记录,核对公务消费的真实性,审核确认后予以报销。

4复核人员将公务卡支付系统所生成的公务支出明细单与支出报销单进行复核确认,统一办理公务卡还款业务。

5持卡人在执行公务中原则上不允许通过公务卡提取现金。因特殊情况(主要指外省大型学生竞赛和学生批量下临床实习)确需办理现金借款的,由借款人到计划财务与资产管理处办妥借款手续后,计划财务与资产管理处将资金转入其公务卡内。

第八条若特殊情况不能使用公务卡结算的票据,需说明情况按照财务开支审批程序审批,并报上级有关部门及国库支付相关的业务处室备案方能办理支付。

第九条持卡人要严格遵守国家关于银行卡使用管理的有关规定,规范使用公务卡。严禁持卡人违规使用公务卡。对恶意透支、拖欠还款等所产生的后果,由持卡人负责,学院不承担由此引发的任何责任。

第十条学院各部门负责人应严格执行财经纪律,对本部门公务卡持卡人的公务消费行为进行管理和审核,严格控制支出,杜绝超范围、超标准的支出,确保公务消费支出控制在规定范围之内。

第十一条本细则由计划财务与资产管理处负责解释,自颁布之日起实行

附:长沙市市级预算单位公务卡强制结算目录。

长沙市市级预算单位公务卡强制结算目录

序号

公务卡结算项目

备注

01

办公费

指单位购买按财务会计制席规定不符合固定资产确认标准的日常办公用品、书报杂志等支出。

02

邮电费

指单位开支的电话费、电报费、传真费、网络通讯费等支出。

03

差旅费

指单位工作人员因出差支付的住宿费、购买机票支出等。

04

会议费

指会议中按规定开支的房租费、伙食补助费以及文件资料的印刷费、会议场地租用费等。

05

培训费

指种类培训支出。

06

公务接待费

指单位按规定开支的各类公务接待(含外宾接待)费用。

07

专用材料费

指单位购买日常专用材料的零星支出。具体包括药品及医疗耗材,农用材料,兽医用品,实验室用品,专用服装,消耗性体育用品,专用工具和仪器,艺术部门专用材料和用品,广播电视台发射台发射机的电力、材料等方面的支出。

08

其他商品和服务支出

指上述未包括的日常公务零星支出。

 

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