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财务、资产及收费信息
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财务审批报销制度
2016年11月01日  

为了加强学院财务管理,进一步明确财务审批权限,规范财务报销程序,杜绝不合理开支,保障财务预算的有效执行,在坚持“一支笔”审批制度的前提下,兼顾分工和效率原则,根据《中华人民共和国会计法》《高等学校财务制度》和主管部门的有关文件精神,结合学院实际情况,特制定本制度。

一、财务开支的审批原则

(一)量入为出,计划开支。各部门开支严格按照核定的年度预算执行,原则上有预算、有资金、符合财务制度的,按支出项目和金额大小实行逐级审批后允许开支;财务资金不足时,暂缓开支。严格控制预算外的支出,特殊情况下须经院长办公会或党委会讨论通过方可支出。大额资金支出实行集体讨论决定。

(二)控制范围,执行标准。严格按照财务规章制度规定的开支范围和标准审批开支,不得扩大开支范围和提高开支标准,特殊情况需要扩大开支的,须经院长批准。

(三)避免积压,减少浪费。按照计划和实际需要购入各种设备、材料和用品,由后勤保卫处按规定程序组织采购,避免重复采购,避免积压、闲置和浪费。

(四)统筹兼顾,确保重点。以优先保证教学经费和正常运转经费为原则,保证教学经费投入在整个预算支出中的优先地位。其他各项预算支出按照轻重缓急原则,妥善安排。

二、财务开支的审批规定

(一)工资性支出、岗位津贴及各种津贴、离退休经费、人才外包人员各类费用、各类人员保险等由组织人事处按照标准进行书面通知或制表,计划财务与资产管理处复核后报分管财务工作院领导审批。

学院行政总值班由党政办公室统计工作量,并按规定制表;经学院批准的部门值班补助,由管理部门统计上报工作量,并按规定制表;加班补助由组织人事处按照标准及相关规定审查核定工作量,并按规定制表。计划财务与资产管理处复核后报分管财务院领导审批。

(二)教学超课时数、外请教师课时数、非教学工作量等由各系部统计工作量并报教务处,由教务处审核制表,单笔发放10万元以上必须由纪检监察处进行审核;辅导员(班导师)津贴,由学生工作处审核制表,计划财务与资产管理处复核后报分管财务院领导审批。

(三)基建维修费用由管理部门负责人审核后,由纪检监察处按程序进行复核,其中单项5万元以上项目必须按“三审”程序办理,计划财务与资产管理处复审后报分管财务院领导审批。

(四)专家授课费根据工作性质由相关部门事前申报人数、标准,经领导批示后方可开支。在事前核定的范围内根据实际情况由相关部门经办人、负责人审核签字,计划财务与资产管理处复核后报分管财务院领导审核批。

(五)学院食堂支出费用,由后勤保卫处负责人审核后,由纪检监察处进行复核,计划财务与资产管理处复审后报分管财务院领导审批。

(六)教材采购费用由教务处、后勤保卫处经办人及负责人审核后,由纪检监察处进行复核,计划财务与资产管理处复审后报分管财务院领导审批。

(七)电子图书和馆藏纸质图书采购费用由信息中心、后勤保卫处经办人及负责人审核后,由纪检监察处进行复核,计划财务与资产管理处复审后报分管财务院领导审批。各部门用预算内经费购买的图书参考资料须经图书馆登记后,由各部门负责人审核,计划财务与资产管理处复审后报分管财务院领导审批。

(八)学院的仪器设备、实验耗材、办公用品及用具等由后勤保卫处按照规定程序组织购买。其费用支出按规定程序审批。其中:

1.仪器设备等固定资产送货到校时必须有财产会计到现场参与验货签字,方可办理付款手续。

2.办理各项采购支出必须附有领导审批同意的购置申请报告。

3.凡入库房的物资必须要有经办人和库房保管员签字的入库单;凡不能入库房的物资必须要有领用部门经手人和负责人签字物资清单。

4.各部门领用实验耗材、办公用品及用具时,须经领用部门负责人签字批准。各部门领用的实验耗材、办公用品及用具,按照采购成本计入各部门的预算经费开支。

(九)科研及其他项目经费按照立项时项目资金的使用计划开支,计划范围内的由项目负责人和管理部门审核,计划财务与资产管理处复审后报分管财务院领导审批。

(十)各类学生奖、助学金,由学院学生工作处按标准、程序和规定审核制表,由纪检监察处复核,计划财务与资产管理处复审后报分管财务院领导审批。

(十一)各部门已纳入年度部门经费预算范围的支出计划,由责任部门申报项目内容及费用开支计划,由计划财务与资产管理处根据资金额度,按部门经费预算内审批程序报学院领导审批。未纳入年度部门经费预算的支出计划,由责任部门申报项目内容及费用开支计划,由计划财务与资产管理处根据资金额度,按部门经费预算外审批程序报学院领导和学院党委会进行审批。

(十二)学院公务和非公务接待费由党政办统一归口管理,按照上级《党政机关国内公务接待管理规定》《党政机关励行节约反对浪费条例》《湖南省党政机关国内公务接待管理办法》和学院《公务接待管理制度》严格控制。接待费在规定标准内根据实际情况由相关部门经办人、负责人审核后报党政办负责人审核签字,计划财务与资产管理处复审后报分管财务院领导审核。

(十三)差旅费严格执行上级财政部门下发的《长沙市市直单位差旅费管理办法》文件的标准,其中乘飞机必须具有副高及以上职称或部门中层正职及以上职务人员,各部门正、副职外出费用报销必须附院长签字同意的书面材料。

(十四)凡合同款项由管理部门按相关程序签字认可后,由纪监检察处复核,计划财务与资产管理处复审后报分管财务院领导审核。

(十五)党建、老干关协、工会等活动经费由上级规定由归口部门按核定预算费用内按审批程序开支。

(十六)教职工因公外出办事不借支,一律采用公务卡透支结算,业务办完后按相关程序办理报销手续。

(十七)凡对公转账以外的小额支出一律采用公务卡结算方式,严格遵守上级部门和学院公务卡结算制度的规定。

(十八)凡是发生劳务费及对学生发放的奖学金、助学金、困难补助(转账部份除外)、包干实习费、住宿费等,除按规定办理相关手续外,领款人必须签名备查,非特殊情况不得代签。

(十九)对不符合审批程序或规定开支范围的支出,审批人应拒签;对不符合财务制度的支出,财务部门应拒付。

三、财务用款审批权限

(一)纳入年度部门经费预算的用款审批权限

1.日常性经费审批

学院日常经费是指邮电费、水电费、办公费、交通费、差旅费、招待费、日常维保费、人员及福利费等日常经常性费用支出。不需要在开支前进行申报审批,待事项发生由部门负责人按财务报销程序办理。

2.非日常性经费审批

学院非日常性经费是指具有专门指定用途,且开支项目类别较多或金额较大的非日常性费用支出。非日常性费用实行一事一报,工作开展前由负责部门申报资金使用计划(含项目内容、金额等)。其中由上级和学院批准的专项经费由管理部门按上级专项经费批复文件和学院规定,严格规范开支范围和标准,按项目申报时所列资金的使用计划开支,按项目进度定期报专项经费用款计划。

(1)管理部门报非日常性经费工作内容和目的、经费使用预算和资金用款计划,由部门负责人审核。

(2)10万元以内由主管财务院领导审批。

(3)10万元(含10万元)至100万元以内由分管财务院领导审核,院长审批。

(4)100万元(含100万元)以上院长办公会审批。

(二)未纳入年度部门经费预算的用款审批权限

学院预算一经上级财政部门批复后,一般不得变更,确因特殊情况需要调整时,先由相关部门提出申请,计划财务与资产管理处进行测算,按以下程序进行审批。

1.1万元以的开支项目由主管财务的院领导审批。

2.1万元以上(含1万元)至3万元以内由分管财务院领导审核,院长审批。

3.3万元以上(含3万元)至10万元以内由院长办公会审批。

4.10万元以上(含10万元)由学院党委会审批。

以上金额标准是指某一事项开支额而不是单张发票金额,同时1万元及其以上的金额都由纪检监察处审计签字。

四、财务开支报销审批程序和要求

(一)报销程序

经办人因工作取得合法规范的票据→分费用报销单、差旅费报销单或专项报销单整理票据→经办、证明人签章并注明用途、附件资料等→部门负责人审核签字→计划财务与资产管理处负责人签字→主管财务院领导审批→交出纳办理国库支付。

1.经手人、部门负责人对费用支出的真实性和合法性进行审核并签字。

2.计划财务与资产管理处对费用开支的票据进行复核,并对开支的预算额度及用款计划进行审核。

3.分管财务副院长对费用开支的必要性和合规性进行审批。

4.出纳对审批手续齐全的票据办理国库支付手续。

(二)报销的要求和规定

1.报账时,经办人必须根据业务性质如实填写费用报销审批单。除接待和会议使用物品外,凡购置实物类的一律附清单并办理出入库手续。原始发票必须具备六要素,即:凭证名称、填制日期、填制人和经办人,接受单位名称,经济业务内容、数量、单价、金额、填制单位盖章。原始发票须有经手人、部门负责人和主管院领导签字,经手人对支出业务和提供票据的真实性、合法性负责,部门负责人对支出事项负审核责任。报销凭证不得刮擦、涂改,刮擦、涂改过的凭证无效。

2.跨期单据的报销

一般单据年内报销,每年12月10日为截止时间。因财务决算工作原因造成跨年度的票据于次年1月底报销,其他因特殊原因确属跨年度的票据,需写清理由,经分管财务院领导批示后,再按程序办理报账手续。

3.单据遗失的处理

外来原始凭证遗失,应取得原签发单位盖有公章的证明,并注明原来凭证的号码,内容和金额等,由经办人书面写明原因,由部门负责人和分管院领导签字后才能代替原始凭证办理报销手续。

4.报销时间的规定

(1)物业管理费:后勤处在每月8号之前将上月物业管理费办好手续后交计划财务与资产管理处。

(2)水、电、气:后勤处在每月20号之前将上月水、电、气办好手续后交计划财务与资产管理处。

(3)教师课时:教务处在每月8号之前将上月课时统计办好手续后交计划财务与资产管理处。

(4)工资:组织人事处在每月1号将当月工资异动通知单交计划财务与资产管理处。

(5)人才外包工资:组织人事处在每月20号之前将当月人才外包工资表办好手续后交计划财务与资产管理处。

(6)为了方便教职工公务报销,保证财务工作质量,每周周一、周二全天为票据收集时间,周三财务整理单据,制单,周四、周五到财政局报账。

五、本规定由计划财务与资产管理处负责解释,自公布之日起执行。

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